Un C.A. écologique et sans papier!

Est-ce souhaitable? Oui
Réalisable? Oui aussi.
Envisageable? À quelles conditions?
Une priorité? Tout dépend!
Une façon de faire utile et efficace? Certainement!

Jacques Grisé, dans son bloque, relance l’idée : http://bit.ly/1gHTCsW.
De plus en plus de C.A. adoptent cette idée, écologique, économique et pratique.

Que se passe-t-il dans votre C.A.?

  • Y a-t-il beaucoup de documents?
  • Est-ce que les membres du C.A. reçoivent régulièrement des courriels?
    •  Dans un seul envoi, ou au fur et à mesure
    • Sont-ils faciles à repérer et à consulter?
  • L’information est-elle organisée?
  • Imprimez-vous tous les documents de toute façon?
  • Les membres impriment-ils chaque document?

Avez-vous envisagé un C.A. sans papier?

Quelques pistes pour un OBNL

D’abord, connaître l’intérêt des membres du C.A.

  • Sont-ils tous à l’aise avec le format numérique?
  • Auront-ils besoin de formation?
  • Au moins d’instructions écrites à portée de main?
  • Y a-t-il un membre qui appuierait les autres dans le virage.
  • Une telle idée améliorera-t-elle le positionnement de l’OBNL?

Connaître les capacités organisationnelles de lancer le projet pour

  • Intégration de l’outil choisi aux tâches de la direction;
  • Quel outil choisir (courriel, Web, application), avantages et difficultés;
  • Calcul des coûts initiaux;
  • A-t-on besoin d’un consultant, ou un mandat spécial pour le webmestre!
  • La plateforme Web peut-elle permettre des sections privées et autogérées?
  • Rédaction d’un argumentaire pour les membres du C.A., incluant les investissements requis et les avantages économiques, logistiques et écologiques;
  • Qui va rédiger les instructions?

Trois formules 

1. Tous les documents sont envoyés par courriel
Autant que possible dans un seul envoi 7 jours avant le C.A.

On encourage les membres à ne pas imprimer les documents. Pendant le conseil, il faut toujours avoir au moins une copie papier pour consultation. Un document PowerPoint doit être présenté avec un résumé de chaque point à discuter et une proposition formelle de résolution.

2. Une section dans le site Web de l’organisme, réservée et avec mot de passe
Les documents sont aussi mis sur le site 7 jours à l’avance.

La présentation PowerPoint est encore utile pour chaque point, de même qu’une copie papier pour consultation séance tenante.

La section Web permet de présenter tous les documents dans une arborescence comprenant les titres de chaque document et un hyperlien vers le document complet.

Voici un exemple d’une section Web qu’Omadaxie a réalisée.

tableau_CA2_0

Section Web réservée aux membres du C.A.

 

3. Une application pour permettre aux membres de travailler avec une tablette électronique

Des conseils d’administration utilisent carrément la tablette comme outil de travail, cependant, il faut que ce soit convivial et facile de consultation. Quelques applications proposent une gestion sécuritaire des documents, des agendas, des prises de note, qui peuvent être consultés partout, en sauvant du temps.

Quelques applications Android ou Apple en français :

http://www.idside.com/documents/Idside_Gouvernance-Web.pdf

http://www.leadingboards.com/fr/

Http://www.eshare.fr/Logiciel-Assurance-Conseil-Administration/Pages/Portail-de-Reunion.aspx

Prochaines étapes

  • Assurez-vous que les documents sont constamment à jour.
  • Envoyez des courriels pour informer des nouveaux documents.
  • Intégrez cette tâche dans votre horaire.
  • Il se peut qu’un membre du C.A. s’offre pour épauler les moins habitués.
  • Ne conservez pas les documents anciens ou les copies de travail quand un document est adopté.
  • Vous pouvez avoir un seul mot de passe, que vous changez au départ d’un membre.

Vos commentaires sont appréciés. Votre C.A. est-il prêt? Avez-vous de belles expériences à partager?

 

0 réponses

Répondre

Se joindre à la discussion ?
Vous êtes libre de contribuer !

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *